Evenement organiseren

Een evenement is ‘Elke activiteit die voor publiek toegankelijk is en bedoeld is voor vermaak’. Twijfelt u of uw activiteit een evenement is? Doe dan de check hieronder:

• Is uw activiteit open voor iedereen? (Ook als u entree vraagt of reclame maakt, is het open voor publiek.);
• Is het belangrijkste doel om mensen te vermaken?

Zijn beide vragen met een ja beantwoord?
Dan is het een evenement. 

Of u een melding moet doen of een vergunning moet aanvragen, hangt af van een aantal voorwaarden. Beantwoord alle vragen hieronder:

• Duurt het evenement één dag? 
• Zijn er maximaal 200 bezoekers tegelijk aanwezig?
• Wordt er alleen achtergrondmuziek afgespeeld? 
• Blijven wegen, fietspaden en doorgangen vrij voor verkeer en hulpdiensten? 
• Zijn de tijdelijke objecten (zoals tenten, podia) kleiner dan 25 m²? (Let op: springkussens mogen groter zijn.)
• Gaan de deelnemers en/of bezoekers van het evenement niet op- of in het water?
• Vindt het evenement plaats tussen 07.00 en 23.00 uur?

Wat betekent dit voor u?
Zijn alle bovenstaande vragen met een ja beantwoord?
Dan is een melding voldoende. 

Kunt u één of meer vragen niet met een ja beantwoorden?
Dan heeft u een evenementenvergunning nodig.

Hoe meld ik het evenement aan?

1. Vul het formulier ‘Meldingsplichtig evenement’ helemaal en correct in.
2. Voeg een duidelijke plattegrond toe waarop alle objecten staan zoals tenten, springkussens, barbecues, podia of andere onderdelen van het evenement.
3. Stuur het ingevulde formulier en de plattegrond minimaal 15 werkdagen vóór het evenement per e-mail naar: evenementen@dronten.nl.

Hoe gaat het verder?

1. U stuurt de melding naar ons
2. U ontvangt snel een bevestiging dat we de melding hebben ontvangen
3. Wij controleren of uw evenement voldoet aan de voorwaarden. Ook kijken we of er geen andere activiteiten of werkzaamheden tegelijk plaatsvinden in de buurt
4. Hoort u binnen 10 werkdagen niets van ons? Dan kunt u ervan uitgaan dat uw melding in orde is
5. Is er toch iets niet goed? Dan nemen wij binnen die 10 werkdagen contact met u op

Uw evenement mag doorgaan zoals gemeld, zolang u zich houdt aan de afspraken en voorwaarden.

Wat zijn de kosten?
Het melden van een evenement is gratis. U betaalt geen leges of andere kosten.

Vraagt u een nieuw evenement aan? Neem dan eerst contact met ons op via e-mail: evenementen@dronten.nl. Zo kunnen we samen met u bekijken wat er mogelijk is.

Hoe vraag ik de vergunning aan?

1. Vul het formulier ‘Aanvraag evenementenvergunning’ volledig en zorgvuldig in.
2. Voeg alle benodigde documenten toe zoals:
   • de behandelscan
   • een plattegrond
   • een veiligheidsplan
   • een brief voor omwonenden
   • andere belangrijke bijlagen
3. Stuur uw aanvraag per e-mail naar evenementen@dronten.nl:
   • minimaal 12 weken van tevoren voor een A-evenement
   • minimaal 16 weken van tevoren voor een B- of C-evenement

Hoe verloopt het proces?

1. U stuurt uw aanvraag per e-mail naar ons toe. U ontvangt snel een bevestiging van ontvangst.
2. Wij controleren of uw evenement compleet is en of het evenement voldoet aan de voorwaarden. Ook kijken we of er geen andere activiteiten of werkzaamheden zijn die in de weg zitten.
3. Als alles in orde is, maken wij een tijdpad voor de behandeling van uw aanvraag. In dit schema staan belangrijke momenten zoals overleggen en deadlines voor het aanleveren van plannen. Gaat u akkoord? Dan starten we met de beoordeling van uw aanvraag.
4. Wij bekijken de behandelscan die u heeft ingevuld. We laten weten of we het eens zijn met uw antwoorden en bepalen of het om een A-, B- of C-evenement gaat.
5. Wij beoordelen uw aanvraag zorgvuldig. Wij kijken of het evenement geen risico’s oplevert voor de openbare orde, veiligheid, milieu of gezondheid.
6. Als alles akkoord is, proberen wij de vergunning uiterlijk zes weken vóór het evenement te versturen.
7. Tijdens het evenement kan de gemeente toezicht houden om te controleren of u zich aan de regels houdt.
8. Na het evenement bespreken we samen hoe het is gegaan. We kijken dan of er dingen beter kunnen voor een volgende keer.

Wat zijn de kosten?
De kosten voor een vergunning hangen af van het soort evenement. U vult hiervoor zelf een behandelscan in. Een vergunningverlener controleert daarna uw antwoorden. De kosten per evenementtype zijn:

Klik hier voor de legesverordening. Organisaties zonder winstoogmerk die in de gemeente Dronten gevestigd zijn, hoeven geen leges te betalen voor de evenementenvergunning.

Het kan zijn dat u als organisator van een activiteit recht heeft op een bewonersbudget of activiteitensubsidie. U kunt een bewonersbudget aanvragen als uw evenement:

• de leefbaarheid in de buurt of wijken verbetert;
• de samenwerking tussen (buurt)bewoners en hun leefomgeving stimuleert.

Op de website van ‘Samen Actief’ leest u de voorwaarden en of u recht heeft op bewonersbudget.

• Voor een eenmalige activiteit in 2025: Vraag dit minimaal 12 weken vóór de activiteit aan;
• Voor activiteiten die een heel kalenderjaar of een deel van 2025 duurt: Vraag dit aan vóór 1 november 2025.

Waar moet u op letten bij uw aanvraag?

• Let erop dat u het aanvraagformulier zo volledig mogelijk invult. Voeg toe:
  • Een veiligheidsplan met alle geplande activiteiten
  • Een begroting van de activiteit
  • Een recente balans van uw organisatie
• Heeft u tekort in de begroting? Dan kunt u een subsidie aanvragen.
• Wanneer u geen balans kunt aanleveren schrijft u een korte brief waarin u uitlegt waarom. Uw aanvraag wordt dan toch in behandeling genomen.

In de begroting laat u zien welke kosten u verwacht te maken voor het organiseren van uw activiteit. In artikel 8 van de subsidieregeling ziet u welke kosten subsidiabel zijn. Op de website vindt u meer informatie over de activiteitensubsidie, waaronder het aanvraagformulier van de activiteitensubsidie en de subsidieregeling.